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4 clés pour bien gérer sa boîte mail
Plus de 4 millions de courriels sont échangés chaque seconde sur notre planète. Avec, à la clé, des boîtes de réception qui débordent et l’impression pour certains d’être dépassés face à cette surcharge d’informations. Laquelle est encore amplifiée par l’augmentation du télétravail. Pour Lisa Jeanson, formatrice en entreprise, ce n’est pas l’outil qui est en cause mais son utilisation qui a été dévoyée de sa vocation première. Elle conseille d’être rigoureux sur son usage et, au sein de l’entreprise, de mettre en place un code de « bonne conduite ».
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- Prendre conscience des dérives. Le principe initial de la messagerie par mail a été détourné : d’asynchrone, elle est devenue synchrone. À l’origine, ces plateformes ont été conçues pour remplacer le téléphone, permettant à l’usager de répondre plusieurs heures, voire plusieurs jours plus tard. Mais, au fil du temps, elles ont été transformées en messageries quasi instantanées, du fait de leur praticité et parce que nous évoluons dans une société de l’immédiateté. D’où les dérives dont se plaignent nombre de salariés : messages tardifs en soirée, demandes de réponses rapides… Le courriel permettant de garder une trace écrite, de joindre une pièce, est devenu un incontournable. Avec des boîtes qui débordent et, pour certains, plus d’une centaine de messages par jour. On m’a même rapporté des cas de collègues qui s’envoyaient des mails, n’étant qu’à un bureau de distance, au prétexte de conserver cette fameuse « trace écrite ». Autre dérive, la production de contenus s’est intensifiée avec l’usage du numérique : newsletters, courriels générés par les services marketing, communication. Toutes ces évolutions aboutissent à une surcharge informationnelle dont nous peinons à nous dépêtrer. Tous les mails arrivent au même niveau dans notre boîte, il n’y a pas de hiérarchie. Et comme notre cerveau est formaté pour répondre à des stimuli, la surchauffe guette…
- Utiliser les outils des messageries. La première étape essentielle pour trier ses messages est de créer des dossiers dans sa boîte de réception avec un intitulé bien précis. Ensuite, je conseille d’avoir recours aux outils proposés par son logiciel, Outlook, Gmail, Thunderbird ou autres, souvent méconnus. Ces outils permettent de trier en fonction de mots-clés, de dates, du nom de l’expéditeur, ce qui permettra d’envoyer directement dans les dossiers. Je suggère de créer un dossier spécial pour les mails que l’on reçoit en copie et qui pourront être vus dans un second temps, ou que l’on doit garder « au cas où ». Il est aussi possible de créer des modèles de réponse automatique, de réponse rapide, des planifications d’envois. Définissez des groupes d’envoi et de réception si vous êtes amené à travailler sur un projet commun. Surtout, pensez à faire un bon ménage régulièrement : vous désabonner de newsletters dont vous repoussez systématiquement la lecture, classer dans les indésirables tout ce qui est récurrent mais inintéressant pour vous.
- Adopter une charte des bons usages. Au sein d’une entreprise, la direction, le service des ressources humaines peuvent mettre en place un « code de bonne conduite » pour limiter les dérives horaires, l’hyperconnexion et donc ce sentiment d’urgence permanente : pas de mails après 17 h, par exemple, ni le week-end. Cette charte ne doit pas être trop contraignante, chacun étant libre d’échanger librement. Mais fixer des règles permet aussi de préserver la sécurité informatique de l’entreprise et de réduire son empreinte écologique. En cas de mise en place d’un projet commun, bien définir qui fait quoi, donner des échéances en termes de dates, pour éviter que des messages ne tournent en boucle et que rien n’aboutisse ou ne soit clairement formalisé. Une formation sur cette charte des bons usages permet de s’assurer que tous les salariés en ont pris connaissance.
- Soigner son message. Pour que votre courriel soit lu et surtout compris, il faut être vigilant sur son contenu. Il doit être court, percutant, donnant les informations essentielles. Mettez dans une pièce jointe les données complémentaires. Attention à l’objet du message, il doit aussi être précis. Lorsqu’on est en déplacement, avec un accès limité à sa messagerie, ou en congés, il faut mettre un message d’absence pour éviter que votre interlocuteur attende en vain. Enfin, lorsque c’est possible, si la trace écrite n’est pas nécessaire, je suggère d’avoir recours à d’autres moyens de communication : se déplacer pour parler de vive voix avec un collègue, privilégier l’appel téléphonique. C’est plus convivial, et vous aurez la possibilité d’avoir une réponse immédiate.
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